Rechnungsversand via SMTP-Versand durch unseren Mailerservice

Usere Lösung zum automatisierten Versand von Rechnungen per E-Mail (SMTP) an Kunden sieht wie folgt aus:

Erstellung der Rechnungen:
Zunächst werden die Rechnungen einzeln, oder via eines Rechnungslauf automatisch generiert. Dies kann durch verschiedene Softwaremodule aus VSoft (Energie- und Wasserrechnungen, Fakturierung, Auftragsbearbeitung, Klein- und Gebührenfakturierung etc.) erfolgen.  

Integration mit dem E-Mail-Versandsystem
Für alle erstellten Rechnungen bei denen im Debitorenstamm eine spezielle Rechnungsversand E-Mailadresse hinterlegt ist, werden diese Rechnungen nahtlos in das E-Mail-Versandsystem integriert. Dabei wird eine Verbindung über das SMTP-Protokoll hergestellt, das die Übertragung von E-Mails ermöglicht.

Kundeninformationen und Vorlagenverwaltung:
Die Lösung enthält in der Datenbank alle Informationen zum Versand. Dazu gehören E-Mail-Adressen und gültig ab Datum der Kunden sowie möglicherweise spezifische Anpassungen oder Vorlagen für die Rechnungen, die an verschiedene Kundengruppen gesendet werden sollen.

Automatisierung und Zeitplanung
Das Versenden der Rechnungen erfolgt automatisch basierend auf einem Zeitplan oder bestimmten Ereignissen. Zum Beispiel können Rechnungen unmittelbar nach dem Abschluss einer Transaktion generiert und versendet werden. Häufig wird aber der Versand über eine Start-/Stopfunktion nach einer Ueberprüfung ausgelöst.

Personalisierung und Anpassung
Unsere Mailer Lösung ermöglicht es, die Rechnungen zu personalisieren, indem Kundeninformationen wie Name, Adresse und andere relevante Daten in die Mail eingefügt werden. Die Rechnung selber wird als PDF-Attachment hinzugefügt.

Sicherheit und Authentifizierung
Ein wichtiger Aspekt ist die Sicherheit der übermittelten Informationen. Wir bieten hier mit unserer Lösung auch Mechanismen zur Signierung und Verschlüsselung der  Mail um sicherzustellen, dass die Rechnungen sicher an die richtigen Empfänger gesendet werden.

Protokollierung und Überwachung
Unsere Lösung stellt eine Protokollierungsfunktion bereitt, um den Versandstatus jeder einzelnen Rechnung zu verfolgen. Dadurch können Probleme schnell identifiziert und behoben werden.

Durch die Implementierung unserer Mailer Service Lösung können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse automatisieren, die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und gleichzeitig eine bessere Kundenkommunikation gewährleisten.