Rechnungen mittels OCR-Erkennung lesen und inpretieren

Unsere Software bietet die Option zur automatisierten Erkennung und Verarbeitung von Rechnungen mittels OCR (Optical Character Recognition). Hier ist eine kurze Lösungsbeschreibung, die den Prozess von der Rechnungserfassung bis zur Verbuchung umreißt:


Datenextraktion mittels QR-Code: 
Als erstes sucht die Lösung, ob ein QR-Code vorhanden ist und liest diesen aus. Darin enthaltene Daten wie die QR-IBAN Nummer, der Lieferant, die Rechnungsnummer und der Zahlbetrag etc. werden ausgelesen.

Datenexktraion mittels OCR: 
Falls kein QR-Code vorhanden ist, verwendet unsere Software OCR-Algorithmen, um Rechnungsdaten aus eingescannten oder digitalen Rechnungen zu extrahieren. Hierbei werden wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferanteninformationen, IBAN-Nummer, MWST-UID, Beträge usw. ausgelesen. 

Vorverarbeitung und Datenaufbereitung
Die extrahierten Daten werden bereinigt, validiert und in ein einheitliches Format gebracht. Dies beinhaltet das Erkennen von Datenfehlern, das Ausführen von Validierungsregeln und das Mapping der extrahierten Daten auf die entsprechenden Felder in der Buchhaltungssoftware.

Datenvalidierung und -abgleich
Die Software überprüft die extrahierten Daten auf Plausibilität und führt Abgleiche durch, z. B. mit vorhandenen Lieferanten- oder Artikelstammdaten. Dadurch werden Fehler minimiert und die Datenqualität verbessert.

Automatisierung von Buchungsvorgängen
Basierend auf den extrahierten und validierten Daten generiert die Software automatisch Buchungsvorschläge für die Buchhaltung. Diese können überprüft, genehmigt und in das Buchhaltungssystem übertragen werden.

Ausnahmemanagement
Die Software erkennt und behandelt Ausnahmen wie unleserliche Rechnungen, fehlende Informationen oder Abweichungen in den Daten. Benutzer erhalten Benachrichtigungen über solche Ausnahmen und können manuelle Korrekturen vornehmen.

Integration in Buchhaltungsprogramme
Die Software integriert sich nahtlos in unsere Buchhaltungsprogramme. Dies ermöglicht einen reibungslosen Datenaustausch und eine effiziente Weiterverarbeitung der Buchungsdaten.

Benutzerverwaltung und Zugriffskontrolle
Die Software verfügt über Funktionen zur Verwaltung von Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen. Dies stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Rechnungsdaten zugreifen können.

Verbuchung
Die so generierten Daten können nun in der Kreditorenvorerfassung erfasst und an die Personen weitergeleitet werden, die die Rechnungen visieren müssen. Nach Erhalt aller Visen (ein oder mehrere) steht die Rechnung dann zur definitiven Verbuchung bereit und kann verarbeitet werden.
Alternativ können die so generierten Daten auch direkt in der Rechnungserfassung zur Verbuchung angezeigt werden (ohne Kreditorenvorerfassung / Direkterfassung).

Skalierbarkeit und Anpassbarkeit:
Unser OCR-Sanmodul ist skalierbar und kann an die individuellen Anforderungen verschiedener Unternehmen angepasst werden. Dies ermöglicht eine erfolgreiche Implementierung in Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen.